Wie Engpässe unser Leben beeinflussen…

Im Artikel „Engpässe und Ölschwemme, wie hängt das zusammen?“ habe ich die Zusammenhänge von Stoffströmen, Puffern und Kapazitäten dargestellt. Aber was steckt im Engpass noch für uns drin?

Es gibt aber neben dem sichtbaren Engpass, zum Beispiel in Form eines Lieferengpasses, noch eine Vielzahl von anderen Engpassarten.

Sie sind oft nicht so einfach sichtbar, haben aber eine enorme Bedeutung für unser Leben. Sie können über unsere Zufriedenheit, ja sogar über unser Maß an Freiheit bestimmen.

Wunderbar finde ich das Beispiel aus dem Büro eines irischen Unternehmens, aufgeschrieben von Clarke“the bottleneck guy“ Ching in „The Bottelneck Rules 3“

 Hier meine freie Übersetzung:

1999 arbeitete ich in Dublin und half einem irischen Telekommunikationsunternehmen bei der Aktualisierung seiner Buchhaltungssoftware. Eines Morgens erhielt ich als erstes einen Anruf von Sinead, der leitenden Buchhalterin des Unternehmens. Sie bat mich, mit „äußerster Dringlichkeit“ einen komplizierten Bericht für sie zu erstellen. Sie sagte, sie würde zu mir an meinem Schreibtisch kommen.

Als sie drei Minuten später ankam, lächelte sie nicht, was für sie ungewöhnlich tat. „Wie lange wird das noch dauern?“

Ich zuckte die Achseln. „Zehn, vielleicht fünfzehn Minuten.“

“ Ich brauche die Zahlen JETZT “, antwortete sie ungeduldig.

Ich sah sie an. „Die einzige Möglichkeit, dies zu beschleunigen, ist ein Upgrade auf einen schnelleren PC.“

Sie runzelte die Stirn.

Ich habe nichts gesagt.

Sie sagte: „Ich bin seit 5 Uhr morgens hier. Du würdest es mir nicht glauben, was das heute wieder für einen Tag ist. „

Ich lächelte und deutete auf einen Sitzplatz. „Versuch es mir zu erklären.“

Sie blinzelte ein paar Mal. Ich glaube, sie war überrascht, dass ich interessiert war. Sie schaute auf ihre Hände und dachte einen Moment nach.

Obwohl seit diesem Tag fast zwei Jahrzehnte vergangen sind, kann ich ihr Gesicht immer noch sehen. Sie hatte dunkle Ringe unter den Augen und sah aus, als hätte sie seit Tagen nicht richtig geschlafen.

Sie setzte sich, seufzte und sagte zögernd: „Das dürfen Sie niemand anderem erzählen. Vor ein paar Tagen hat unser größter Lieferant gedroht, das Glasfaserprojekt zu verlassen, es sei denn, wir zahlen sofort. Wir treffen uns in 45 Minuten. „

„Brauchen Sie deshalb den Bericht?“

Sie nickte und beugte sich dann vor. „Schau, es gibt nur so viel, was ich dir sagen kann. Es ist nicht nur dieser Vertrag. Wir zahlen unsere Lieferanten seit Monaten nicht mehr pünktlich. Wenn dieser Auftragnehmer geht, wer weiß, wer als nächstes kommt? „

Ich runzelte die Stirn. „Warum hast du denn nicht bezahlt? Fehlt dir das Geld? „

Sie schüttelte den Kopf. „Es war okay, bevor wir letztes Jahr mit dem Glasfaserprojekt begonnen haben. Seitdem haben wir Dutzende neuer Lieferanten im ganzen Land gewonnen. Jeden Monat senden sie eine Rechnung und wir bezahlen sie. Das Problem ist, dass die Anzahl der Rechnungen, die mein Team verarbeiten muss, so stark angestiegen ist, dass wir nicht mithalten können, egal wie hart wir arbeiten. „

„Aktualisieren wir nicht gerade Ihre Buchhaltungssoftware?“

„Das wird auf lange Sicht ein bisschen helfen, aber im Moment ist das große Problem, dass ich nicht genug Personal habe. Leider ist es wirklich schwierig, Leute zu rekrutieren. „

„Oh?“

„Ja. Hier will niemand arbeiten. Es ist zu stressig. „

„Woher?“

Sie verzog das Gesicht und erklärte es dann. Da ihr Team nicht über genügend Kapazitäten verfügt, um alle Rechnungen zu verarbeiten, wurden die Lieferanten nicht bezahlt. Die Lieferanten würden dann verständlicherweise das Sinead-Team anrufen und die Zahlung fordern. Die Gespräche waren unangenehm und oft zeitaufwändig, was die Situation verschlimmerte. Ihre Mitarbeiter verbrachten viel Zeit am Telefon mit diesen anstrengenden Gesprächen, anstatt Rechnungen zu bearbeiten.

Erschwerend kam hinzu, dass es in Dublin einen guten Arbeitsmarkt für Wirtschaftsprüfer gab und einige ihrer Mitarbeiter gekündigt hatten, was die Arbeitsbelastung der verbliebenen Mitarbeiter erhöhte.

Sie stieß einen weiteren schweren Seufzer aus. „Wir haben einen schlechten Ruf. Niemand möchte hier arbeiten und ich kann es ihnen nicht verübeln. Ich verbringe viel Zeit mit diesen Anrufen und es ist schrecklich. „

Ich sagte „Ah“, aber ich war mir nicht sicher, was ich sonst sagen sollte. „Das ist Scheiße.“

„Willst du wissen, was wirklich scheiße ist, Clarke? Egal wie hart wir alle arbeiten, es wird immer schlimmer. Es ist ein Teufelskreis. „

„Und es wird noch schlimmer. Dieses Glasfaserprojekt ist riesig und wenn Bauunternehmer weggehen, rollen die Köpfe. Und nicht nur meiner, der Ruf unseres CEO hängt von diesem Projekt ab. “

Ich warf einen Blick auf meinen Bildschirm. Der Bericht tuckerte immer noch, und es gab keine Anzeichen dafür, dass er bald fertig wäre. „Kann ich etwas klarstellen, Sinead?“

Sie sagte: „Sicher.“

„Das ist ein Kapazitätsproblem, oder?“

„Was meinen Sie?“

„Nun, Sie haben alle Fähigkeiten und Fertigkeiten, um die Arbeit zu erledigen, oder?“

„Ja.“

„Aber jetzt, wo die Nachfrage gestiegen ist, haben Sie nicht genug Kapazität, um mitzuhalten?“

Sie dachte einen Moment nach und nickte dann nachdrücklich. „Richtig.“

Und da fing mein Kopf an sich zu drehen. Die reale Kapazitätssituation von Sinead erinnerte mich an die Handlung in einem Buch, das ich einige Jahre zuvor gelesen hatte.

Es war ein Geschäftsroman des israelischen Physikers Eli Goldratt, der zum Business-Guru wurde. Er hieß The Goal und befand sich in einer Fabrik, die geschlossen werden sollte, weil sie trotz eines riesigen Auftragsbestands kein Geld verdiente .

Obwohl einige Abschnitte von The Goal für unsere Zwecke hier zu kompliziert waren, war die Handlung einfach:

  • In der ersten Hälfte glauben die Fabrikmanager, dass die Hauptmethode zur schnellen Herstellung von Sachen darin besteht, jede Person und jede Maschine beschäftigt zu halten.
  • In der Mitte des Buches stellt der Fabrikmanager und der Held der Geschichte, Alex, fest, dass die Gesamtleistung der Fabrik durch die beiden „langsamsten“ Maschinen – die Engpässe – begrenzt war, obwohl alle Mitarbeiter und Maschinen beschäftigt waren.
  • In der zweiten Hälfte finden der Manager und seine Mitarbeiter heraus, wie diese beiden Maschinen schneller laufen können, und dass die Fabrik insgesamt schneller läuft. Sie versenden viel mehr Kundenaufträge, ihre Einnahmen steigen, die Fabrik wird gerettet und alle leben glücklich bis ans Ende ihrer Tage.
  • Gleich am Ende kommen die Hauptfiguren zusammen und finden einen einfachen Prozess, um die Engpässe in Fabriken zu finden und zu verwalten.

Ehrlich gesagt hatte ich keine Ahnung, ob ein Team, wie das von Sinead, einen Engpass haben könnte oder nicht. Ich dachte, ich würde es nie erfahren, wenn ich nicht danach frage. Ich nahm auch an, dass wir mindestens 5 Minuten Zeit hatten, bis dieser Bericht fertig war, und ich wollte nicht, dass sie leise in ihre großen, traurigen Augen blickten.

Also habe ich die mehr als 50.000 Wörter aus der ersten Hälfte von The Goal übersprungen und bin direkt zur Kernursache übergegangen. „Habt ihr einen Engpass in eurem Team?“

Sie nickte. „Viele von ihnen. Wir sind alle sehr beschäftigt – wahnsinnig beschäftigt – und wir sind alle Engpässe. „

Ich runzelte die Stirn, weil die fiktive Fabrik in The Goal Hunderte von Mitarbeitern und Maschinen hatte, aber nur zwei Engpässe. Ich nahm an, dass Sinead das Wort „Engpass“ im weiteren Sinne als Block oder Hindernis verwendete. Ich stellte mir auch vor, dass die einzige Möglichkeit, festzustellen, ob es in ihrem 20-köpfigen Team nur 1 oder 2 Engpässe gab, darin bestand, die Funktionsweise etwas genauer zu untersuchen.

Ich bat sie, ihren Rechnungszahlungsprozess mit einfachen Worten zu beschreiben, die ein Computer-Nerd wie ich verstehen würde.

„Es hat fünf Schritte“, sagte sie.

Sie hob die Hand, streckte die Finger weit aus und erklärte dann nacheinander die Schritte, wobei sie auf jeden Finger tippte.

Sie sagte so etwas:

  1. Zuerst holt unser Büro-Junior die Rechnungen in der Poststelle ab, dann wir
  2. bla bla bla und dann wir
  3. blah de blah blah und dann wir
  4. bla bla und dann endlich
  5. Wir führen den Computerprozess aus, der die Schecks sendet.

 

Wenn Sie eine Buchhaltungsperson sind, können Sie wahrscheinlich die Details in den Schritten 2, 3 und 4 eingeben. Wenn nicht, mach dir keine Sorgen. Sinead wusste all das, also musste ich mir keine Sorgen um die Details machen. Ich musste nur wissen, wie viele Rechnungen in jedem dieser 5 Schritte verarbeitet werden konnten. Wenn ich nach der niedrigsten Zahl Ausschau hielt, war das höchstwahrscheinlich der Engpass.

Sobald sie fertig war, fragte ich: „Ungefähr wie viele Rechnungen können Sie in jedem Schritt bearbeiten?“

„Ungefähr?“ Sagte Sinead mit gerunzelter Stirn.

„Ja. Es muss nicht perfekt sein. „

Sie lief durch die fünf Stufen, fand grobe Zahlen und ich schrieb sie auf mein Whiteboard, während sie sprach.

Beginnend mit Schritt 1 schätzte Sinead, dass der Büro-Junior bis zu 200 Umschläge pro Tag öffnen könnte (nicht, dass er jemals so viele hatte).

Schritt 2 könnte ungefähr 80 pro Tag tun.

Schritt 3 könnte ungefähr 50 pro Tag bewältigen.

Sie könnten in Schritt 4 ungefähr 20 pro Tag verarbeiten.

Und Schritt 5, sagte sie, war ein automatisierter Prozess, bei dem Schecks gedruckt und versandt wurden. Die Computer könnten problemlos 10.000 pro Tag ausführen (nicht, dass sie dies jemals tun würden).

       Schritt 1 – 200
       Schritt 2 – 80
       Schritt 3 – 50
       Schritt 4 – 20
       Schritt 5 – 10.000

Sobald ich die kleine Tabelle erstellt hatte, wusste ich, wo der Engpass war.

Ich wette du auch.

Noch wichtiger war, dass Sinead es auch wusste.

Ich konnte es erkennen, weil sich ihre Augen weiteten und ihr Kiefer fast auf dem Boden aufschlug.

„OMG!“, Sagte sie. „Schritt 4 ist ein Engpass.“

Ich nickte und korrigierte sie dann: „DER Engpass.“

„Warum habe ich das noch nie gesehen? Es ist so offensichtlich!“

Ich zuckte die Achseln. „Keine Ahnung.“

 

„Also …“, kniff sie die Augen zusammen und dachte, „Sie sagen, mein gesamtes Team ist auf 20 Rechnungen pro Tag begrenzt, alles wegen Schritt 4?“

Ich nickte begeistert. (Um ehrlich zu sein, wusste sie in diesem Moment genau so viel über Engpässe wie ich.)

Sie sagte: „Und das muss bedeuten, dass unabhängig von der Anzahl der Rechnungen, die mein Team in den anderen Schritten verarbeitet, die einzige Möglichkeit, mehr Rechnungen vollständig zu verarbeiten – als Team – in Schritt 4 mehr zu tun ist.“

„Ja.“

„Das sind fantastische Neuigkeiten“, sagte Sinead und lächelte schließlich. „Ich kann das reparieren.“

„Huh?“

Sie wurde ein wenig rot und schüttelte dann den Kopf von Seite zu Seite. „Sehen Sie, ich bin die einzige Person in meinem gesamten Team, die Schritt 4 ausführt. Dies ist der Genehmigungsprozess, und nur leitende Mitarbeiter können dies tun.“ Das bin ich.“

Das war interessant. Sinead war der Engpass, nicht der Schritt. Ich sagte: „Oh. Okay. Ja wirklich?“

„Ja.“

„Und Sie denken, Sie können dann mehr Zeit finden, um die Genehmigungen für Schritt 4 durchzuführen?“

„Wetten Sie? Rate mal, wie ich die meiste Zeit dieser Tage verbringe? „

Ich dachte einen Moment nach. „Sie sagten, Sie verbringen viel Zeit am Telefon, um verärgerte Lieferanten zu trösten, die noch nicht bezahlt wurden.“

„Ja. Und wir versuchen auch, Leute zu rekrutieren, die das übrige Personal ersetzen. “

„Und du machst diese Dinge, anstatt Schritt 4?“

Sie nickte nachdrücklich. „Wenn ich mich also jeden Nachmittag für ein paar Stunden in einem Besprechungsraum einschließe und nicht gehe, bis ich alle ausstehenden Rechnungen genehmigt habe, kann ich die Anzahl der Rechnungen, die ich täglich verarbeite, problemlos verdoppeln.“ Leicht.“

Ich sagte: „Okay.“

„Und wenn ich meine Leistung verdopple, wird sich auch die Leistung meines gesamten Teams verdoppeln.“

„Groß.“

„Ja“, sagte sie und runzelte die Stirn, als würde sie nachdenken. „Und wenn ich die Rechnungen der wütendsten Lieferanten zuerst genehmige, werden die verärgerten Telefonanrufe ziemlich schnell verblassen.“

Ich sagte: „Ja.“

Und genau das hat Sinead getan.

Innerhalb von drei Tagen wurden alle ausstehenden Rechnungen verarbeitet und bezahlt, die verärgerten Telefonanrufe wurden gestoppt und die Auftragnehmer arbeiteten weiter am Glasfaserprojekt. Das Team war zu seiner „Schönwetter“ -Kapazität zurückgekehrt und innerhalb einer Woche beschloss Sinead, keine weiteren Mitarbeiter mehr einzustellen, weil sie merkte, dass sie sie schließlich nicht brauchte.

Viel später erfuhr ich, dass der Firmengründer in dieser Zeit heimlich einen Deal zum Verkauf der Firma aushandelte. Sie erzielten einen guten Preis, vor allem, weil ihr Glasfaserprojekt gesund aussah.

 

Und ich? Ich war süchtig.

Während meiner Mittagspause eilte ich los und kaufte mir ein neues Exemplar von The Goal und las es noch einmal, so schnell ich konnte.

Anschließend verbrachte ich die nächsten 20 Jahre damit, Experte für Goldratts Arbeit zu werden, die als „Theory of Constraints“ (TOC) bekannt ist, obwohl ich „Wissensarbeitern“ helfe – Menschen, die in Büros und nicht in Fabriken arbeiten.

Vor ungefähr achtzehn Monaten, als meine Familie und ich mich darauf vorbereiteten, in mein neuseeländisches Heimatland zurückzukehren, stellte ich fest, dass es ein großes Problem mit dem Inhaltsverzeichnis gab, das ich unbedingt beheben wollte, schreibe dieses Buch.

Das Problem?

Sinead hätte nie The Goal gelesen, und wenn es nicht unser zufälliges Treffen gewesen wäre, wäre ihr Engpassproblem immer schlimmer geworden.

Aber bevor ich Ihnen mehr über dieses Problem erzähle, wie kommen Sie mit diesem Ei zurecht?

Steht es noch?

Warten Sie, bevor wir über das Ei sprechen, können wir klar sprechen?

Ich frage, weil ich genau weiß, was Sie denken: Sinead war ein bisschen dumm, oder?

Das ist so ziemlich die Reaktion, die ich von allen bekomme, denen ich diese Geschichte erzähle (obwohl sie normalerweise nicht so stumpf sind).

Nun, sie war überhaupt nicht dumm. Sie war eine sehr intelligente, fähige Frau. Es ist nur so, dass einige Engpässe sehr gut darin sind, sich zu verstecken. Nachdem sie gefunden wurden, sehen sie offensichtlich aus.

(Wenn Sie wissen möchten, was ich meine, schauen Sie sich „The Sixth Sense“ noch einmal an, nachdem Sie die Wendung kennen. Sie werden all die subtilen Hinweise bemerken, die Sie bei der ersten Betrachtung übersehen haben, wie zum Beispiel die Tatsache, dass Bruce Willis ‚Charakter niemals in einen Dialog mit irgendjemandem verwickelt ist außer dem kleinen Kind.)

Wenn wir wissen, wie man etwas macht, ist es schwierig, sich daran zu erinnern, wie es war, nicht zu wissen, wie man es macht, selbst wenn das erst vor ein paar Minuten war.

Oft hat die Person, mit der ich spreche, nach ein paar Minuten gezielter Befragung ihr eigenes Aha! „Warum habe ich das vorher nicht gesehen? „, als sie den Engpass entdecken, der sich so lange vor ihnen versteckt hat.

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