Wie Engpässe unser Leben beeinflussen…

Im Artikel „Engpässe und Ölschwemme, wie hängt das zusammen?“ habe ich die Zusammenhänge von Stoffströmen, Puffern und Kapazitäten dargestellt. Aber was steckt im Engpass noch für uns drin?

Es gibt aber neben dem sichtbaren Engpass, zum Beispiel in Form eines Lieferengpasses, noch eine Vielzahl von anderen Engpassarten.

Sie sind oft nicht so einfach sichtbar, haben aber eine enorme Bedeutung für unser Leben. Sie können über unsere Zufriedenheit, ja sogar über unser Maß an Freiheit bestimmen.

Wunderbar finde ich das Beispiel aus dem Büro eines irischen Unternehmens, aufgeschrieben von Clarke“the bottleneck guy“ Ching in „The Bottelneck Rules 3“

 Hier meine freie Übersetzung:

1999 arbeitete ich in Dublin und half einem irischen Telekommunikationsunternehmen bei der Aktualisierung seiner Buchhaltungssoftware. Eines Morgens erhielt ich als erstes einen Anruf von Sinead, der leitenden Buchhalterin des Unternehmens. Sie bat mich, mit „äußerster Dringlichkeit“ einen komplizierten Bericht für sie zu erstellen. Sie sagte, sie würde zu mir an meinem Schreibtisch kommen.

Als sie drei Minuten später ankam, lächelte sie nicht, was für sie ungewöhnlich tat. „Wie lange wird das noch dauern?“

Ich zuckte die Achseln. „Zehn, vielleicht fünfzehn Minuten.“

“ Ich brauche die Zahlen JETZT “, antwortete sie ungeduldig.

Ich sah sie an. „Die einzige Möglichkeit, dies zu beschleunigen, ist ein Upgrade auf einen schnelleren PC.“

Sie runzelte die Stirn.

Ich habe nichts gesagt.

Sie sagte: „Ich bin seit 5 Uhr morgens hier. Du würdest es mir nicht glauben, was das heute wieder für einen Tag ist. „

Ich lächelte und deutete auf einen Sitzplatz. „Versuch es mir zu erklären.“

Sie blinzelte ein paar Mal. Ich glaube, sie war überrascht, dass ich interessiert war. Sie schaute auf ihre Hände und dachte einen Moment nach.

Obwohl seit diesem Tag fast zwei Jahrzehnte vergangen sind, kann ich ihr Gesicht immer noch sehen. Sie hatte dunkle Ringe unter den Augen und sah aus, als hätte sie seit Tagen nicht richtig geschlafen.

Sie setzte sich, seufzte und sagte zögernd: „Das dürfen Sie niemand anderem erzählen. Vor ein paar Tagen hat unser größter Lieferant gedroht, das Glasfaserprojekt zu verlassen, es sei denn, wir zahlen sofort. Wir treffen uns in 45 Minuten. „

„Brauchen Sie deshalb den Bericht?“

Sie nickte und beugte sich dann vor. „Schau, es gibt nur so viel, was ich dir sagen kann. Es ist nicht nur dieser Vertrag. Wir zahlen unsere Lieferanten seit Monaten nicht mehr pünktlich. Wenn dieser Auftragnehmer geht, wer weiß, wer als nächstes kommt? „

Ich runzelte die Stirn. „Warum hast du denn nicht bezahlt? Fehlt dir das Geld? „

Sie schüttelte den Kopf. „Es war okay, bevor wir letztes Jahr mit dem Glasfaserprojekt begonnen haben. Seitdem haben wir Dutzende neuer Lieferanten im ganzen Land gewonnen. Jeden Monat senden sie eine Rechnung und wir bezahlen sie. Das Problem ist, dass die Anzahl der Rechnungen, die mein Team verarbeiten muss, so stark angestiegen ist, dass wir nicht mithalten können, egal wie hart wir arbeiten. „

„Aktualisieren wir nicht gerade Ihre Buchhaltungssoftware?“

„Das wird auf lange Sicht ein bisschen helfen, aber im Moment ist das große Problem, dass ich nicht genug Personal habe. Leider ist es wirklich schwierig, Leute zu rekrutieren. „

„Oh?“

„Ja. Hier will niemand arbeiten. Es ist zu stressig. „

„Woher?“

Sie verzog das Gesicht und erklärte es dann. Da ihr Team nicht über genügend Kapazitäten verfügt, um alle Rechnungen zu verarbeiten, wurden die Lieferanten nicht bezahlt. Die Lieferanten würden dann verständlicherweise das Sinead-Team anrufen und die Zahlung fordern. Die Gespräche waren unangenehm und oft zeitaufwändig, was die Situation verschlimmerte. Ihre Mitarbeiter verbrachten viel Zeit am Telefon mit diesen anstrengenden Gesprächen, anstatt Rechnungen zu bearbeiten.

Erschwerend kam hinzu, dass es in Dublin einen guten Arbeitsmarkt für Wirtschaftsprüfer gab und einige ihrer Mitarbeiter gekündigt hatten, was die Arbeitsbelastung der verbliebenen Mitarbeiter erhöhte.

Sie stieß einen weiteren schweren Seufzer aus. „Wir haben einen schlechten Ruf. Niemand möchte hier arbeiten und ich kann es ihnen nicht verübeln. Ich verbringe viel Zeit mit diesen Anrufen und es ist schrecklich. „

Ich sagte „Ah“, aber ich war mir nicht sicher, was ich sonst sagen sollte. „Das ist Scheiße.“

„Willst du wissen, was wirklich scheiße ist, Clarke? Egal wie hart wir alle arbeiten, es wird immer schlimmer. Es ist ein Teufelskreis. „

„Und es wird noch schlimmer. Dieses Glasfaserprojekt ist riesig und wenn Bauunternehmer weggehen, rollen die Köpfe. Und nicht nur meiner, der Ruf unseres CEO hängt von diesem Projekt ab. “

Ich warf einen Blick auf meinen Bildschirm. Der Bericht tuckerte immer noch, und es gab keine Anzeichen dafür, dass er bald fertig wäre. „Kann ich etwas klarstellen, Sinead?“

Sie sagte: „Sicher.“

„Das ist ein Kapazitätsproblem, oder?“

„Was meinen Sie?“

„Nun, Sie haben alle Fähigkeiten und Fertigkeiten, um die Arbeit zu erledigen, oder?“

„Ja.“

„Aber jetzt, wo die Nachfrage gestiegen ist, haben Sie nicht genug Kapazität, um mitzuhalten?“

Sie dachte einen Moment nach und nickte dann nachdrücklich. „Richtig.“

Und da fing mein Kopf an sich zu drehen. Die reale Kapazitätssituation von Sinead erinnerte mich an die Handlung in einem Buch, das ich einige Jahre zuvor gelesen hatte.

Es war ein Geschäftsroman des israelischen Physikers Eli Goldratt, der zum Business-Guru wurde. Er hieß The Goal und befand sich in einer Fabrik, die geschlossen werden sollte, weil sie trotz eines riesigen Auftragsbestands kein Geld verdiente .

Obwohl einige Abschnitte von The Goal für unsere Zwecke hier zu kompliziert waren, war die Handlung einfach:

  • In der ersten Hälfte glauben die Fabrikmanager, dass die Hauptmethode zur schnellen Herstellung von Sachen darin besteht, jede Person und jede Maschine beschäftigt zu halten.
  • In der Mitte des Buches stellt der Fabrikmanager und der Held der Geschichte, Alex, fest, dass die Gesamtleistung der Fabrik durch die beiden „langsamsten“ Maschinen – die Engpässe – begrenzt war, obwohl alle Mitarbeiter und Maschinen beschäftigt waren.
  • In der zweiten Hälfte finden der Manager und seine Mitarbeiter heraus, wie diese beiden Maschinen schneller laufen können, und dass die Fabrik insgesamt schneller läuft. Sie versenden viel mehr Kundenaufträge, ihre Einnahmen steigen, die Fabrik wird gerettet und alle leben glücklich bis ans Ende ihrer Tage.
  • Gleich am Ende kommen die Hauptfiguren zusammen und finden einen einfachen Prozess, um die Engpässe in Fabriken zu finden und zu verwalten.

Ehrlich gesagt hatte ich keine Ahnung, ob ein Team, wie das von Sinead, einen Engpass haben könnte oder nicht. Ich dachte, ich würde es nie erfahren, wenn ich nicht danach frage. Ich nahm auch an, dass wir mindestens 5 Minuten Zeit hatten, bis dieser Bericht fertig war, und ich wollte nicht, dass sie leise in ihre großen, traurigen Augen blickten.

Also habe ich die mehr als 50.000 Wörter aus der ersten Hälfte von The Goal übersprungen und bin direkt zur Kernursache übergegangen. „Habt ihr einen Engpass in eurem Team?“

Sie nickte. „Viele von ihnen. Wir sind alle sehr beschäftigt – wahnsinnig beschäftigt – und wir sind alle Engpässe. „

Ich runzelte die Stirn, weil die fiktive Fabrik in The Goal Hunderte von Mitarbeitern und Maschinen hatte, aber nur zwei Engpässe. Ich nahm an, dass Sinead das Wort „Engpass“ im weiteren Sinne als Block oder Hindernis verwendete. Ich stellte mir auch vor, dass die einzige Möglichkeit, festzustellen, ob es in ihrem 20-köpfigen Team nur 1 oder 2 Engpässe gab, darin bestand, die Funktionsweise etwas genauer zu untersuchen.

Ich bat sie, ihren Rechnungszahlungsprozess mit einfachen Worten zu beschreiben, die ein Computer-Nerd wie ich verstehen würde.

„Es hat fünf Schritte“, sagte sie.

Sie hob die Hand, streckte die Finger weit aus und erklärte dann nacheinander die Schritte, wobei sie auf jeden Finger tippte.

Sie sagte so etwas:

  1. Zuerst holt unser Büro-Junior die Rechnungen in der Poststelle ab, dann wir
  2. bla bla bla und dann wir
  3. blah de blah blah und dann wir
  4. bla bla und dann endlich
  5. Wir führen den Computerprozess aus, der die Schecks sendet.

 

Wenn Sie eine Buchhaltungsperson sind, können Sie wahrscheinlich die Details in den Schritten 2, 3 und 4 eingeben. Wenn nicht, mach dir keine Sorgen. Sinead wusste all das, also musste ich mir keine Sorgen um die Details machen. Ich musste nur wissen, wie viele Rechnungen in jedem dieser 5 Schritte verarbeitet werden konnten. Wenn ich nach der niedrigsten Zahl Ausschau hielt, war das höchstwahrscheinlich der Engpass.

Sobald sie fertig war, fragte ich: „Ungefähr wie viele Rechnungen können Sie in jedem Schritt bearbeiten?“

„Ungefähr?“ Sagte Sinead mit gerunzelter Stirn.

„Ja. Es muss nicht perfekt sein. „

Sie lief durch die fünf Stufen, fand grobe Zahlen und ich schrieb sie auf mein Whiteboard, während sie sprach.

Beginnend mit Schritt 1 schätzte Sinead, dass der Büro-Junior bis zu 200 Umschläge pro Tag öffnen könnte (nicht, dass er jemals so viele hatte).

Schritt 2 könnte ungefähr 80 pro Tag tun.

Schritt 3 könnte ungefähr 50 pro Tag bewältigen.

Sie könnten in Schritt 4 ungefähr 20 pro Tag verarbeiten.

Und Schritt 5, sagte sie, war ein automatisierter Prozess, bei dem Schecks gedruckt und versandt wurden. Die Computer könnten problemlos 10.000 pro Tag ausführen (nicht, dass sie dies jemals tun würden).

       Schritt 1 – 200
       Schritt 2 – 80
       Schritt 3 – 50
       Schritt 4 – 20
       Schritt 5 – 10.000

Sobald ich die kleine Tabelle erstellt hatte, wusste ich, wo der Engpass war.

Ich wette du auch.

Noch wichtiger war, dass Sinead es auch wusste.

Ich konnte es erkennen, weil sich ihre Augen weiteten und ihr Kiefer fast auf dem Boden aufschlug.

„OMG!“, Sagte sie. „Schritt 4 ist ein Engpass.“

Ich nickte und korrigierte sie dann: „DER Engpass.“

„Warum habe ich das noch nie gesehen? Es ist so offensichtlich!“

Ich zuckte die Achseln. „Keine Ahnung.“

 

„Also …“, kniff sie die Augen zusammen und dachte, „Sie sagen, mein gesamtes Team ist auf 20 Rechnungen pro Tag begrenzt, alles wegen Schritt 4?“

Ich nickte begeistert. (Um ehrlich zu sein, wusste sie in diesem Moment genau so viel über Engpässe wie ich.)

Sie sagte: „Und das muss bedeuten, dass unabhängig von der Anzahl der Rechnungen, die mein Team in den anderen Schritten verarbeitet, die einzige Möglichkeit, mehr Rechnungen vollständig zu verarbeiten – als Team – in Schritt 4 mehr zu tun ist.“

„Ja.“

„Das sind fantastische Neuigkeiten“, sagte Sinead und lächelte schließlich. „Ich kann das reparieren.“

„Huh?“

Sie wurde ein wenig rot und schüttelte dann den Kopf von Seite zu Seite. „Sehen Sie, ich bin die einzige Person in meinem gesamten Team, die Schritt 4 ausführt. Dies ist der Genehmigungsprozess, und nur leitende Mitarbeiter können dies tun.“ Das bin ich.“

Das war interessant. Sinead war der Engpass, nicht der Schritt. Ich sagte: „Oh. Okay. Ja wirklich?“

„Ja.“

„Und Sie denken, Sie können dann mehr Zeit finden, um die Genehmigungen für Schritt 4 durchzuführen?“

„Wetten Sie? Rate mal, wie ich die meiste Zeit dieser Tage verbringe? „

Ich dachte einen Moment nach. „Sie sagten, Sie verbringen viel Zeit am Telefon, um verärgerte Lieferanten zu trösten, die noch nicht bezahlt wurden.“

„Ja. Und wir versuchen auch, Leute zu rekrutieren, die das übrige Personal ersetzen. “

„Und du machst diese Dinge, anstatt Schritt 4?“

Sie nickte nachdrücklich. „Wenn ich mich also jeden Nachmittag für ein paar Stunden in einem Besprechungsraum einschließe und nicht gehe, bis ich alle ausstehenden Rechnungen genehmigt habe, kann ich die Anzahl der Rechnungen, die ich täglich verarbeite, problemlos verdoppeln.“ Leicht.“

Ich sagte: „Okay.“

„Und wenn ich meine Leistung verdopple, wird sich auch die Leistung meines gesamten Teams verdoppeln.“

„Groß.“

„Ja“, sagte sie und runzelte die Stirn, als würde sie nachdenken. „Und wenn ich die Rechnungen der wütendsten Lieferanten zuerst genehmige, werden die verärgerten Telefonanrufe ziemlich schnell verblassen.“

Ich sagte: „Ja.“

Und genau das hat Sinead getan.

Innerhalb von drei Tagen wurden alle ausstehenden Rechnungen verarbeitet und bezahlt, die verärgerten Telefonanrufe wurden gestoppt und die Auftragnehmer arbeiteten weiter am Glasfaserprojekt. Das Team war zu seiner „Schönwetter“ -Kapazität zurückgekehrt und innerhalb einer Woche beschloss Sinead, keine weiteren Mitarbeiter mehr einzustellen, weil sie merkte, dass sie sie schließlich nicht brauchte.

Viel später erfuhr ich, dass der Firmengründer in dieser Zeit heimlich einen Deal zum Verkauf der Firma aushandelte. Sie erzielten einen guten Preis, vor allem, weil ihr Glasfaserprojekt gesund aussah.

 

Und ich? Ich war süchtig.

Während meiner Mittagspause eilte ich los und kaufte mir ein neues Exemplar von The Goal und las es noch einmal, so schnell ich konnte.

Anschließend verbrachte ich die nächsten 20 Jahre damit, Experte für Goldratts Arbeit zu werden, die als „Theory of Constraints“ (TOC) bekannt ist, obwohl ich „Wissensarbeitern“ helfe – Menschen, die in Büros und nicht in Fabriken arbeiten.

Vor ungefähr achtzehn Monaten, als meine Familie und ich mich darauf vorbereiteten, in mein neuseeländisches Heimatland zurückzukehren, stellte ich fest, dass es ein großes Problem mit dem Inhaltsverzeichnis gab, das ich unbedingt beheben wollte, schreibe dieses Buch.

Das Problem?

Sinead hätte nie The Goal gelesen, und wenn es nicht unser zufälliges Treffen gewesen wäre, wäre ihr Engpassproblem immer schlimmer geworden.

Aber bevor ich Ihnen mehr über dieses Problem erzähle, wie kommen Sie mit diesem Ei zurecht?

Steht es noch?

Warten Sie, bevor wir über das Ei sprechen, können wir klar sprechen?

Ich frage, weil ich genau weiß, was Sie denken: Sinead war ein bisschen dumm, oder?

Das ist so ziemlich die Reaktion, die ich von allen bekomme, denen ich diese Geschichte erzähle (obwohl sie normalerweise nicht so stumpf sind).

Nun, sie war überhaupt nicht dumm. Sie war eine sehr intelligente, fähige Frau. Es ist nur so, dass einige Engpässe sehr gut darin sind, sich zu verstecken. Nachdem sie gefunden wurden, sehen sie offensichtlich aus.

(Wenn Sie wissen möchten, was ich meine, schauen Sie sich „The Sixth Sense“ noch einmal an, nachdem Sie die Wendung kennen. Sie werden all die subtilen Hinweise bemerken, die Sie bei der ersten Betrachtung übersehen haben, wie zum Beispiel die Tatsache, dass Bruce Willis ‚Charakter niemals in einen Dialog mit irgendjemandem verwickelt ist außer dem kleinen Kind.)

Wenn wir wissen, wie man etwas macht, ist es schwierig, sich daran zu erinnern, wie es war, nicht zu wissen, wie man es macht, selbst wenn das erst vor ein paar Minuten war.

Oft hat die Person, mit der ich spreche, nach ein paar Minuten gezielter Befragung ihr eigenes Aha! „Warum habe ich das vorher nicht gesehen? „, als sie den Engpass entdecken, der sich so lange vor ihnen versteckt hat.

Engpässe und Ölschwemme, wie hängt das zusammen?

Dass gerade jetzt Engpässe wieder stärker auftreten ist leicht zu beobachten. Die sichtbarste Form sind klar die Lieferengpässe.

Jetzt in der Corona-Krise hat Toilettenpapier eine gewisse Berühmtheit als Engpass erlangt. Wir sehen die leeren Regale im Geschäft.

Klar stört es mich, wenn Produkte fehlen, die ich gerne gekauft hätte. Und aus Sicht des Geschäftes ist es ja auch nachteilig, man hätte gerade jetzt mehr verkaufen können. Aber woran liegt es, wenn es zu solchen Lieferengpässen kommt?

 

Ich vergleiche diesen Vorgang gerne mit einer Badewanne. Wenn ich baden will, lasse ich Wasser in die Wanne. Solange nichts abfließt, habe ich Wasser, also eine Vorrat in der Wanne. Lasse ich das Wasser ab, sinkt der Vorrat an Wasser in der Wanne. Interessant wird es, wenn ich gleichzeitig Wasser ablasse und nachfülle und trotzdem nicht im Trockenen sitzen will.

Wenn aber das Wasser ungehindert ablaufen kann und nicht genug nachfließt, wird die Badewanne nach kurzer Zeit leer sein. Wenn mehr Wasser zufließt als wegläuft, steigt der Wasserstand bis zum Überlauf. Die Menge an Zufluss, das Volumen der Wanne und die Menge an Abfluss beeinflussen den Füllstand in der Wanne.

 

Zurück zum Beispiel unseres Geschäftes. Im Geschäft wird ständig gekauft. Das entspricht dem Ablauf. Wird angeliefert, füllt sich der Bestand wieder auf. Nach dem AldiPrinzip haben viele Geschäfte keine separaten Lager mehr, Verkaufsraum ist Lagerraum. Es sind keine große Lager vorhanden, sondern die Verkaufsfläche ist der vorhandene Bestand. Wenn kein Toilettenpapier mehr im Regal liegt bedeutet das, der Bestand ist vollständig verkauft, die Kunden haben so viel gekauft wie vorhanden war. Nun kann der nächste Kunde erst kaufen, wenn nachgeliefert wurde.

 

Im Geschäftsleben bedeutet das:

Ist der Bestand geleert, kann der Kunde nichts kaufen und das Geschäft macht keinen Umsatz.

Ist die Wanne zu voll, hat das Unternehmen hohe Kosten, weil zu viele Produkte viel Geld kosten und nach Ablauf der Haltbarkeitsdauer auch noch entsorgt werden müssen. Im Geschäftsleben können diese Engpässe leicht aufgelöst werden. Der Lieferant erhöht seine Kapazitäten. Der Verkauf wird rationiert oder die Preise werden erhöht.

 

Das Gegenteil, die aktuelle Ölschwemme, ist nicht so einfach zu sehen. Die Benzinpreise sind sichtbar für jeden Fahrer auf Rekordtief, aber die Hintergründe bleiben im Dunklen. Die Förderländer sind sich nicht einig, die Ölförderung weiter zu senken und dem Niveau der Abnahme anzupassen. Das hat sicher auch politische Hintergründe. Weil die Ölförderung weiterläuft aber die Abnahme seit Wochen stark gesunken ist, sind die Tanklager gefüllt und der Ölpreis nahe null. Die Unternehmen, die jetzt noch fördern, legen bares Geld drauf. Hier geht es wohl um Macht und Strategie. Das wird noch interessant.

 

Ich finde es interessant, solche Zusammenhänge zu beobachten. Das ermöglicht neue Erkenntnisse im Umgang mit Systemen aller Art, weil die Prinzipien die Gleichen sind. Ich finde es faszinierend meine Schlüsse daraus zu ziehen und das gibt mir ein ganz anderes Lebensgefühl. Die Kenntnis dieser Zusammenhänge gibt mir Sicherheit und zeigt mir Veränderungspotentiale auf.

Wenn Du Dich zu Engpassmanagement oder systemischem Denken austauschen oder ein konkretes Problem lösen möchtest, stehe ich gerne zur Verfügung.

 

Ideen, die begeistern

Wer möchte sie nicht, die eine Idee, die die Welt verändert!

Ob es eine super Geschäftsidee ist oder eine Idee zu einem sozialen Projekt, manchmal erscheint uns die Lösung, auf die wir gekommen sind, so einfach.

Da sieht man ein Problem und hat auch eine Lösung dazu. Aber wer soll sie zum Leben erwecken?

Klar, jeder von uns hat Ideen, wie etwas anders sein könnte. Aber sind wir doch mal ehrlich, die wenigsten Ideen werden wirklich wahr, werden Wirklichkeit. Etwas hält uns davon ab.

Und dabei ist das so ein tolles Gefühl: die eigene gute Idee! Behütet wie ein Baby wird sie vor Anderen versteckt.

Das ist ein Grund, warum sie nicht groß werden kann. Oder die Idee erscheint uns nicht so richtig rund, andere könnten einen kritisieren oder belächeln? Auch der Weg, wie so eine Idee weiterentwickelt werden kann, ist nicht klar zu sehen. Weiter darüber zu grübeln, bringt dann auch nichts. Und dann denken wir,

„so richtig passt diese Idee auch nicht zu mir….“

Es kann tausend Gründe haben, seine Ideen nicht in die Tat umzusetzen, aber das können wir gemeinsam ändern.

Es gibt jetzt gute Methoden, seine Ideen zum Erfolg zu führen, effektiv und mehrfach erprobt. Zum Beispiel bietet sich die „Sprint“ Methode von Jake Knapp für eine konkrete komplexe Aufabenstellung an.  Oder Martin Gaedt´s 6Schritte Parcour, mit dem Wissen und Können aus der berliner Startup Szene. Sie nutzt einfach Dein vorhandenes Wissen und mischt neue geniale Möglichkeiten.

Fühle in Dich hinein – wann warst Du das letzte Mal so richtig von Deiner Idee begeistert? Ist das nicht ein tolles Gefühl? Möchtest Du das öfter spüren? Und Erfolg damit haben? Möchtest Du einen Weg gehen, aus Deinen Ideen den Diamanten zu erkennen und Deine Vision davon verwirklichen?

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Konflikte in der Instandhaltung

Kennen Sie diese Situation?
Es kommt gerade eine wichtige Reparatur herein, aber alle Mitarbeiter sind schon in Aufträgen gebunden. Sie haben sich das Kredo erarbeitet, dass keine angefangenen Aufträge abgebrochen werden, um neue Aufgaben anzufangen. Deshalb schauen Sie, inwieweit die Instandhalter mit den aktuellen Aufgaben vorangekommen sind. Nur abgeschlossene Arbeiten lösen Probleme.
Aber die Produktion drängt, ein wichtiger Auftrag muss fertig gestellt werden. Dieser Auftrag ist für einen wichtigen Kunden, er ist wichtig für das Unternehmen. Das Unternehmen benötigt dringend diesen Umsatz, die Situation sieht zur Zeit wohl nicht so rosig aus. Auch die Instandhaltung soll sparen, weil der Umsatz im Unternehmen gesunken ist.
Jede nicht beendete Reparatur an einer Maschine bedeutet, dass diese Maschine nicht produziert.  Jetzt den Mitarbeiter von dieser Reparatur abzuziehen, um an der nächsten Maschine anzufangen macht doch keinen Sinn, dann würden ja beide Maschinen stehen.

Haben Sie auch schon mal so gedacht?

Ich gehe zum Chef und frage Ihn was zu tun ist? Aber der Chef ist beschäftigt, eine Antwort gibt es erst in Stunden. Wahrscheinlich ist es eh egal, alle Maschinen sind gleich wichtig. Und die Maschine, wo jetzt die Reparatur abgebrochen werden müsste, ist auch noch ziemlich neu. Da reden immer alle von der Effizienz, diese Maschine muss immer laufen. Es ist aber auch verflixt.

Es müsste doch eine Handlungsrichtlinie geben, eine logische Reihenfolge, eine Liste mit Prioritäten, die sich auch nicht ständig ändert.
In Schulungen und von Beratern haben Sie Methoden gelernt, die die Instandhaltung effizienter gestalten. Lange Wartungspläne für jede einzelne Maschine. Alles was an der Maschine so ausfallen kann, wird überprüft. Doch für die meisten Inspektionen müssten die Maschinen stehen. Die Wartungspläne sind schon lange nicht mehr aktuell geführt, entweder steht die Maschine nicht zur Verfügung oder der dafür geplante Mitarbeiter steckt in einer wichtigen Reparatur.
Oder das Thema mit dem Ersatzteillager, haben Sie sich schon mal solche Gedanken gemacht?

Klar, es werden viele Ersatzteile gekauft. Auch Teile, die lange nicht benötigt werden. Aber wenn dann eine Maschine steht sind alle froh, wenn die Maschine schnell wieder läuft, weil das richtige Ersatzteil vorrätig war.
Zum Analysieren welches Teil wie oft benötigt wird, dafür hat keiner Zeit. Die Maschinen müssen laufen, alles andere ist Verschwendung. Wenn da nicht immer der Jahresabschluss und die Zahlen aus dem Controlling wären. Da bekommt der Chef immer die Zahlen des vergangenen Jahres und sieht die angefallenen Kosten für Ersatzteile und externe Servicemonteure. Und die steigen fast jedes Jahr. Aber die Maschinen müssen doch so schnell wie möglich wieder laufen. Es ist aber auch schwierig, es allen recht zu machen.

Ich könnte die Liste der Konflikte in der Instandhaltung noch weiterführen. Es gibt einen Lösungsansatz, der die Kommunikation zur Produktion wesentlich vereinfacht …

Die Probleme aus dem Alltag der Instandhaltung wurden analysiert, Lösungen mit Erkenntnissen der Systemtheorie abgeleitet und in einfache Richtlinien für die tägliche Praxis umgesetzt:
Ihre Instandhalter haben nur eine eingeschränkte Übersicht über die Situation im Produktionssystem. Das ist die Beschränkung, die zur Vorgabe 100% Verfügbarkeit geführt hat.
Eine gemeinsame Eigenschaft aller komplexen Systeme ist die Abhängigkeit von der größten Einschränkung. In Ihrer Produktionslinie gibt es auch eine Einschränkung, Ihren Engpass. Mit diesem Wissen haben Sie ein effektives Steuerelement für Ihr Produktionssystem. Wenn Sie diese Information an Ihre Instandhalter weitergeben, geeignete Strategien dazu festlegen, wird es sich deutlich bemerkbar machen.

Das ist auch der Ansatz für die engpassorientierte Instandhaltungsstrategie. Mittlerweile nenne ich den Ansatz auch Instandhaltung mit System. Die Lösungen sind mehrfach erprobt und führen zu nachweisbaren Produktivitätssteigerungen.

Haben Sie Interesse? Es gibt ein aktuelles Arbeitspapier, das kann ich Ihnen zusenden. Diskutieren Sie mit mir und wir können das Thema Instandhaltung weiterentwickeln.
email@olf-soeren-hess.de oder Xing: Olf-Soeren Heß

„ Der verteufelte Engpass “

Gehören Sie auch zu denen, die den Engpass in Ihrem System am liebsten abschaffen würden?
Eine zu schöne Idee…

Dann gäbe es ein Problem weniger auf der Liste.

Durch die Beschäftigung mit dem Engpass im speziellen und Systemen im Allgemeinen stoße ich immer wieder auf die Meinung und Artikel, in denen darauf gedrängt wird, den Engpass zu beseitigen oder abzuschaffen.
Selbst im ausführlichen aktuellen Wikipedia-Artikel „Produktionsprogramm“ wird einerseits von der Beseitigung des Engpass geschrieben, andererseits bemerkt, das die Auflösung eines Engpasses einen neuen Engpass schafft. Diese Sicht ist ein Kampf gegen Windmühlen. Ein System hat immer einen Engpass!
Ohne Begrenzung ginge Wachstum in die Unendlichkeit.

Aber was bedeutet die Erkenntnis für unsere tägliche Arbeit?

Der In der TOC, der Theorie of Constraints, auch Engpasstheorie genannt, liegt der Fokus auf dem Durchsatz eines erzeugenden Systems.Der Durchsatz ist dem Umsatz gleichzustellen, wenn auch alle produzierten Produkte verkauft werden.

Dabei ist es von besonderer Bedeutung den aktuellen Engpass und das Wissen um seine Eigenschaften zu kennen.

Welche Eigenschaften des Engpasses sind das denn genau?

  1. Der Engpass begrenzt den Durchsatz eines Systems und behindert dadurch weiteres Wachstum.
  2. Der Engpass steuert dadurch den Durchsatz und bietet damit
    1. die Möglichkeit der Prognose für Liefertermin und Mengen
    2. die Möglichkeit der Korrektur von Kapazitäten
    3. die eindeutige Kennzahl für Verbesserungen

Die Bearbeitung der fünf Schritte nach der Theorie of Constraints zum Management von Engpässen in komplexen Systemen fördert neue Erkenntnisse und Einsichten für die bestehenden Abläufe hervor.
Für mich ist das ein wichtiger Erfolgfaktor, eine Richtlinie und bewahrt mir die Übersicht über das Produktionssystem.
Bei der Vielzahl der unterschiedlichen Ereignisse kann ich sofort unterscheiden, ob es den Durchsatz durch das System gefährdet oder nicht. Daraus ergeben sich für mich konsequente Handlungsrichtlinien.
Ich weiß weiterhin um mein aktuelles Wachstumspotential, weil ich die beschränkende Eigenschaft des konkreten Engpasses kenne.
Ich kann Termine und Mengen von Produktionsaufträgen genauestens vorraussagen. Mit diesem Wissen lassen sich die Risiken einschätzen, geeignete Maßnahmen dazu ergreifen und notwendige Puffer bestimmen.
Langfristig gesehen kann der Nutzen von Investitionen und deren Auswirkungen bestimmt werden.
Wie im Beispiel beschrieben können gerade bei der falschen Einschätzung der Eigenschaften des Engpass finanzmathematische Entscheidungen in die Irre führen
. Mehr dazu über mich.

Das gibt mir in der täglichen Arbeit Sicherheit und vermeidet Stress.
Deshalb kann ich nur empfehlen, bei strategischen Entscheidungen das Wissen um den Engpass zu nutzen oder einen Experten für Engpassmanagement hinzu zu ziehen.

Servicetechniker-Ein Bericht aus der Praxis von P.Mainka_1

Heute habe ich mit großem Interesse den Artikel „Servicetechniker-Ein Bericht aus der Praxis“ von P.Mainka gelesen.

In vielen Reaktionen dieses Beitrags erkenne ich Phasen meiner eigenen Entwicklung. Ich hatte auch Zeiten der Überforderung.  Die Probleme haben ständig zugenommen, die Aufgaben wurden immer umfangreicher, die Arbeit bewirkte einfach zu wenig. Wie im Hamsterrad, je mehr ich mir Mühe gab, umso weiter entfernte ich mich von meinem Ziel.

In diesem Beispiel ist ein Maschinenausfall beschrieben, der mit geringen Aufwand vermeidbar war.

Hier kann man die Einsparung erkennen, wenn der Schaden nicht aufgetreten wäre:
1. Stillstandszeit der Presse
2. Kosten für Monteur und Instandsetzung des Pumpe
3. Folgekosten – Ölwechsel, Reinigung,
4. mögliche Schädigung weitere Komponenten, wie Ventile, Zylinder, Hydraulik

Der erste Schritt wäre, das Risiko dieses Ausfall zu erkennen. Bei mir kam die Risikoabschätzung mit wachsender Erfahrung und dem Wissen, welche Ursachen teuere und langwierige Reparaturen haben. Der nächste Schritt ist seine Organisation zu kennen und wirksame Maßnahmen einzuführen.

Sicher hat der Druck der Geschäftsführung durch Audits und Auswertungen dazu beigetragen. Auch mein Wille, die mir gestellten Aufgaben besser lösen zu können, ist nach wie vor ungebrochen.
Die Frage, die ich mir stelle, ist jedoch:
Welche Ursachen führen zu einem solch niedrigen Niveau der Instandhaltung, wie im Beispiel, wenn doch so teuere Maschinen investiert sind.

Dazu möchte ich hier weiter in die Tiefe gehen. Ein Schritt zur Analyse der Situation ist die Betracgtung der „wahren“ Ziele der verschiedenen Arbeitsebenen:

1. Mitarbeiter – Ziel: ohne Streß die Arbeitszeit rumkriegen
2. Führungskraft Instandhaltung – alle defekten Maschinen zum Laufen kriegen
3. Führungskraft Produktion – geforderte Menge Umsatz erzeugen – Aufträge abarbeiten
4. Geschäftsführung – Gewinn machen

Ich kenne die Konsequenzen aus diesen unterschiedlichen Zielen.
1. Mitarbeiter kann am Produnktion- und Instandhaltungssystem micht ändern, wenn er Pläne zur vorbeugenden Instandhaltung hat, kommt er nicht an die Maschine, steht die Maschine hat er keine Zeit.
In Ihrem Beispiel hätte die Ursache durch einfache Inspektion erkannt werden können. Jedoch auch das wurde nicht durchgeführt, der Mitarbeiter fühlte sich nicht verantwortlich, regelmäßig dort nachzuschauen.
2. Führungskraft Instandhaltung – hat Verfügbarkeits und Kostenvorgaben, Personalkapazität ist immer ungenügend ( wegen der vielen Reparaturen) Einstellung sind nicht geplant oder möglich, evtl. wurde sogar Personal abgebaut. Die instandhalter sind immer beschäftigt, die Liste der Reparaturen ist lang. An später zu denken ist keine Zeit.
3.+4. Die Produktion und die Geschäftsführung denkt gar nicht an Verfügbarkeiten der Maschinen, dazu ist die Instandhaltung ja da.

Daraus ergeben sich mögliche Lösungsansätze, die natürlich im Einzelfall genauer zu untersuchen wären. Im nächsten Blog einige Ideen dazu….

Tiefenintelligenz-Weg zu persönlichem Wachstum

Es gibt Tage, an denen Du denkst, es gäbe kein Weiterkommen. Alle Bemühungen, die Du unternimmst, fallen so schwer. Dein Ziel kommt Dir sinnlos oder unerreichbar vor. Dann denkst Du nach, fühlst in Dich herein und suchst nach Anworten. Deine Unzufriedenheit nimmt Dir das Glücklichsein.

Bist Du nicht gut genug für die Ansprüche dieser Welt?

Bist Du nicht intelligent genug, um Deine Probleme zu lösen?

In solch einem Moment kann es richtig Spaß machen, etwas Neues kennenzulernen, etwas was einem das Leben leichter und schöner macht.

Mir hat hier die Idee von den unterschiedlichen Intelligenzen geholfen.

Menschen sind unterschiedlich. Jeder hat andere Fähigkeiten erlernt, anderes Wissen und Erfahrungen gesammelt. Verschiedene Erlebnisse und die Natur haben seinen Charakter geprägt.

Ich hatte Vorbilder. Ich wollte auch immer so sein, wie es mir andere vorgelebt haben. Doch dabei fand ich niemanden, der alle ersehnten Eigenschaften vereinen konnte.

Es kommt wohl sehr häufig vor, dass Menschen auf einem Fachgebiet klug oder geschickt sind, dafür in anderen Bereichen, wie zum Beispiel im zwischenmenschlichen Bereich, noch dazulernen müssen.

Mich persönlich hat dieser Blogbeitrag von Paul Beier besonders beeindruckt : Der Wissensengpass

Ich habe für mich daraus entnommen, das meine Entwicklung beschleunigt wird, wenn ich mein Wissen auf nichttechnischen Gebieten erweitere. Da kam mir die Theorie der Tiefenintelligenz sehr gelegen.

Die Theorie der Tiefenintelligenz beinhaltet vier Intelligenzen – die der physischen, also die körperliche, die kognitive, die emotionale und die sprituelle Intelligenz.

Die Grundlage für Kraft im Leben liefert die Gesundheit, also eine gesunde Lebensweise. Die physische oder körperliche Intelligenz (PQ) mag uns selbstverständlich erscheinen. Trotzdem sind wir oft nicht bewusst und vergeuden viel Kraft und Energie unseres Körper. Unseren Körper gut mit Nahrung und Sauerstoff zu versorgen, eine gesunde Abwechslung von Belastung und Entspannung, Meidung von giftigen oder gefährdenden Substanzen, also eine gesunde Lebensweise, sind elementar für eine positive Entwicklung.

Die kognitive Intelligenz (IQ) wird bereits in frühester Kindheit besonders gefördert. Deshalb ist uns diese Form von Intelligenz am vertrautesten. Wir rechnen und schreiben, lernen Fakten, logische Zusammenhänge und naturwissenschaftliches und technisches Wissen.

Aber manche Menschen kommen im Leben nicht vorran, weil Ihnen emotionale Intelligenz (EQ) fehlt. Seit Daniel Goleman´s Buch über den EQ ist das etabliertes Wissen. Soft Skills sind in aller Munde und keine Beziehung kommt auf die Dauer ohne entwickelte Empathie aus.
Hier kannst Du selbst mal einen Test machen: http://spiele.sueddeutsche.de/eqtest/

Und für besondere Fähigkeiten wie Gelassenheit, Anerkennung der Realität, eine neue Sicht auf die Wahrheit und die eigene Identität hat jeder auch eine gewisse Form von Spritualität (SQ). Die zu entwickeln habe ich mir einen Kurs gegönnt und viele Themen auch in diesem Buch wiedergefunden: „Spirituelle Intelligenz- 21 Schritte zu innerem Frieden“ .

Die Idee von Tiefenintelligenz wird in der Übersicht oben stark auf Führungskräfte bezogen, gilt aber aus meiner Sicht für alle Menschen.

Viele Menschen sind heute mit Ihrer Umwelt überfordert. Die Weiterentwicklung des Bereiches, der am meisten hemmt, bringt dann auch die größten Fortschritte bei der persönlichen Entwicklung.

Zur Nutzung moderner Managementmethoden…

Hinter den vielen modernen Managementmethoden stehen doch hervorragende Ideen.

Warum werden Sie nicht so umfassend angewendet, wie sie es verdient hätten?

Die Realität stellt den Ideen viele Hemmnisse in den Weg.

Jede Idee lebt von den eigenen Gedanken und Gefühlen.

Ich frage mich oft: „Bin ich wirklich überzeugt? Bin ich sogar begeistert oder gibt es Zweifel?“

Was habe ich davon, wenn ich diese Ideen anbringe?

Habe ich nicht schon genug um die Ohren, dringende Aufgaben verursachen Stress, der kostet so viel Kraft.

Das tägliche Geschäft füllt den Tag doch aus. Und sich dann noch zusätzliche Aufgaben aufhalsen?

Dann besteht noch das Risiko, wenn die Veränderung schiefgeht oder nicht den gewünschten Erfolg bringt. Der ganze Aufwand umsonst und das eigene Image angekratzt.

Dann die Mitarbeiter überzeugen, schon wieder was Neues einführen, wo doch gerade so viel zu tun ist.

Zuerst ist sowieso die Freigabe der Geschäftsführung einzuholen, das kostet doch auch noch Geld und das bei unserem strikten Sparkurs, das kann ja nicht funktionieren.

Was hilft mir also wirklich, welcher Ansatz hat alle diese Hindernisse nicht oder wie kann ich diese Hemmnisse vermeiden? Mit mehr Motivation jedenfalls nicht.

Gibt es Wege aus diesem Dilemma?

Ich möchte Sie einladen, gemeinsam Wege zu finden, zu mehr Spass am Beruf, zu mehr Stolz über die eigenen Erfolge, zu weniger Stress und zu der Frage, welche Möglichkeiten es gibt, auch finanziell davon zu profitieren.